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年に数回の棚卸でもその日が近づくと憂鬱になります。
時間短縮のために工夫されている薬局様はたくさんあると思いますが、多くの薬局様ではおそらくExcelでの入力で満足されているのではないでしょうか。

手順としては棚ごとに一覧表を作成し記入してもらい、それらを担当者がExcelに集計して自動発注システムに取り込むという手順ではないでしょうか。

私はFileMaerを使用しています。

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9月末に棚卸を棚卸は常勤2名、パート名で行いました。
PCを2台、iPadを1台使い、PCはバーコードリーダーでGS1コードが読めるようにしています。

GS1コード検索窓をクリックしバーコードリーダーでコードを読み取ります。
この時、箱のコードと錠剤に記載されているコードどちらでも読み取れます。

読み取りを行うと該当する薬品が表示され入力単位と現在の数量が表示されます。あとは実数を入れていきます。
これだと表から該当薬品を探す手間がないのでさくさくカウントすることができます。
もしGS1でエラーが出たときは薬品名で検索することが可能です。

薬品検索窓に薬品名を入力するとレイアウトが切り替わり、該当薬品が表示されるので、それに実数を入力します。
なお赤表示は理論値がある場合には赤になるように設定しています。
これにより差異がどの程度なのか確認しながらできますので入力間違いを軽減することができます。

iPadで入力する職員はその下の棚番リストで入力します。
各薬品に棚番号を設定すると各棚ごとに分類されます。

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これが棚番号管理画面です。
データを取り込むと理論値があるもので棚番号が設定されていないものだけリスト表示されます。
右の青ボタンを押してデータを取り込み棚番を設定すれば棚番号の設定完了です。

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これは予製剤のリスト作成です。
新規作成ボタンを押して、薬品検索で登録する薬品を検索し、転記で上の段に登録します。
混合するものが最大4つまで登録できます。(設定によりいくつでも可能)
登録に関しては実棚数以外で手入力することはまずありません。


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最初のデータ取り込みは発注システムからデータを抽出し、データのインポートボタンを押せば棚卸の準備は完了です。
作業時間は数秒です。

データの入力が完了すれば、予製剤やほかにカウントしたデータが自動的に集計されます。
何時間もかけて手作業で集計をする手間はありません。
つまりこの時点で棚卸業務がすべて完了しています。
あとは自動発注システムから取り込み用ファイルを取得し、集計表の作成ボタンを押せばデスクトップに取り込み用のCSVファイルが出来上がっています。


このシステムのメリットは
1.棚卸前処理をしなくてもカウントすることを始められる。
Excelですと表を作成するために前処理を行った後にExcelデータを出力します。
つまりこれが終わらないと棚卸ができないということです。
しかし本システムでは採用薬リストから当日のリストを使って棚卸を行いますので患者数が減ってきた段階からあまり変動のないものを入力することが可能です。最終的な取り込みファイルのこのデータを組み込むのでカウントするときに理論値が若干ずれるかもしれませんが他はなにも問題ありません。

2.時間の大幅な短縮
FileMakerを使う前はカウントに常勤4名の1500品目で4~5時間、後処理で5日程度の時間がかかりました。
しかし本システムでは常勤2名でカウントに3~4時間、後処理は確認だけですので1時間もあれば完了ですのでかなりの軽減になっています。

もし本システムにご質問・ご相談などがあればランサーズにメッセージをいただけると幸いです。


今回学会事務所からの依頼を受けて会員管理システムの改修をお願いされた。
データベースの中にある請求フィールドをExcel形式で年度別に抽出し、Excelで必要な項目を記入してまた元に戻したいという。
Excelに吐き出すまではそれほど難しくなかったが、取り込みに戸惑ってしまった。

取り込む年度は3年分なので各年度度とにスクリプトを作成し、それを1つのスクリプトにしてボタンに割り当てたがなぜかうまくいかない。
というのも照合フィールドで一致したものは上書き保存し、それ以外は新規レコードするのだが、最初のスクリプトはうまく動いても2つ目、3つ目がすべて新規レコードになってしまう。

最終的にそれぞれ別に作成したスクリプトを1つにまとめたら解決した。

それから日付に関して

Excelからデータをインポートすると数値に変換されてしまう。
GetasDate関数を使用してもうまくいかない。

GetAsDate(入金日 + Date(12;31;1899)*1 -1)

この関数でうまく日付に変換することができた。